Overleg header
Overleg header
27 december 2023

Leestijd: 4 minuten

Aan de slag met Business Intelligence, waar begin je?

Je wilt meer inzicht in je bedrijfsresultaten en betere beslissingen nemen op basis van data? Dan is een Business Intelligence-tool onmisbaar. Zo'n programma helpt je om de gegevens die overal in je bedrijf aanwezig zijn om te zetten in bruikbare en begrijpelijke inzichten. Wil je aan de slag met een tool als Microsoft Power BI, dan heb je geen geavanceerde oplossingen als een datalake of datawarehouse nodig. Maar hoe begin je met een BI-tool? En bouw je zelf de dashboards of schakel je er een specialist voor in?

Wat wil je weten?

De kracht van een programma als Microsoft Power BI is dat het makkelijk grote hoeveelheden data kan bewerken, verwerken en analyseren. Het is dan ook voor elk type organisatie interessant. Het aantal vraagstukken dat met Power BI te analyseren is, is bijna onbeperkt. Van je offertetrajecten tot je omzet- en verkoopgegevens en van je personeelsverloop tot de urenbesteding van je projecten Meer inzicht in de urenbesteding van projecten met Power BI (drieo.nl). Weet je eenmaal voor welke toepassingen je Business Intelligence gaat gebruiken, dan is het belangrijk om de zaken gestructureerd aan te pakken. Het onderstaande model vormt de basis van je dashboards, de visuele weergaven van je data-analyse.

Stap 1: bronnen identificeren

Data die je bij je analyses goed kunt gebruiken, vind je niet in één bron. Waarschijnlijk maakt je organisatie gebruik van ERP- en CRM-systemen, SQL-databases, Excel-bestanden, clouddiensten als Microsoft Azure, Salesforce en SharePoint en andere bronnen waar heel veel waardevolle gegevens worden verzameld. Power BI maakt het mogelijk om de gegevens uit al die bronnen slim te combineren. Maar dan moet je er wel achter zien te komen wat de meest relevante gegevensbronnen zijn voor de vragen die jij met BI wilt beantwoorden.

 

Stap 2: gegevens verwerken

Als je eenmaal weet welke bronnen je gaat gebruiken, begint het verweken van de gegevens. Daarbij verzamel je eerst de gegevens die je wilt gebruiken, maar daarmee ben je er nog niet. Je wilt dat de data die je gebruikt zo waardevol mogelijk is. Daarom zul je de ruwe, onbewerkte gegevens moeten omzetten in bruikbare, betrouwbare informatie om analyses en rapportages te kunnen maken. Bij het opschonen haal je fouten, inconsistenties en dubbelingen uit de data. Ook kijk je of er ontbrekende data zijn die je moet aanvullen of verwerken. Verrijken wil zeggen dat je meer context aan de data toevoegt. Denk aan het koppelen van klantgegevens aan gegevens over leeftijd en inkomen of het toevoegen van geografische gegevens om klanten op een kaart te kunnen weergeven.
Power BI heeft een intuïtieve interface die je daar goed bij helpt, maar je hebt wel enige kennis en ervaring nodig om dit goed te kunnen doen.

 

Stap 3: modelleren

Heb je eenmaal de juiste data, dan ga je zorgen dat ze tot de juiste inzichten leiden. Om dat te doen, ga je de relatie tussen verschillende datasets definiëren en berekeningen uitvoeren om van de data bruikbare informatie te maken. Power BI maakt hiervoor gebruik van DAX (Data Analysis Expressions). Dit is een taal waarmee je met formules complexe berekeningen uitvoert.

 

Stap 4: presenteren en analyseren

Na het rekenwerk komt het moment waar je op hebt gewacht: je gaat interactieve dashboards en rapporten maken. Power BI biedt een enorm aantal mogelijkheden voor visualisatie. Van gewone grafieken tot heel geavanceerde visualisaties. Die laten trends, patronen en afwijkingen zien die de inzichten opleveren waar je naar op zoek was. Met interactieve visualisaties, filters en slicers zoom je heel gedetailleerd in op specifieke gegevens. Maar let op: in die kracht zit hem ook direct de uitdaging. Uiteindelijk wil je de data zo presenteren dat alles begrijpelijk en inzichtelijk is voor de medewerkers die ermee moeten werken. Het is dan ook belangrijk om de juiste grafieken en een duidelijke lay-out te kiezen, zodat de resultaten van de analyse in één oogopslag duidelijk zijn. Het mooie van Power BI is dat je volop kunt experimenteren en zo tot de aantrekkelijkste presentatie komt.

 

Het voordeel van een specialist

Heb je eenmaal mooie en bruikbare dashboards en grafieken, dan is het proces nog niet klaar. Je organisatie verandert voortdurend en dat geldt ook voor de data die zich in al die bronnen bevindt. Het is belangrijk om je analyses relgelmatig te monitoren en te evalueren. Zo ontdek je misschien dat andere visualisaties een beter beeld geven of dat je gegevensbronnen wilt toevoegen om betere analyses te kunnen maken. Volg je het model dat we hebben beschreven, dan heb je weinig werk meer aan deze aanpassingen.
Het opzetten van een dashboard in Power BI is zelfs voor gebruikers die geen heel technische achtergrond hebben goed te doen. Toch is het vaak verstandig om een specialist in te schakelen. Experts kunnen je niet alleen helpen bij het doorlopen van de stappen in het model, ze hebben ook de nodige kennis en ervaring om je met jouw specifieke BI-vraagstukken te helpen.

Benieuwd wat je allemaal kunt doen met jouw data en business intelligence? Download dan onze whitepaper over ‘Power BI voor het mkb: dé tool voor data-analyse en het verbeteren van bedrijfsprocessen’.

Bekijk ook andere berichten

16 augustus 2022

Wat kost jouw PC of laptop aan energie?

De energieprijzen zijn scherp gestegen in de afgelopen periode waardoor we in een energiecrisis zijn beland naast de klimaatcrisis die we al een tijdje hebben. We moeten dus zuinig zijn met onze energie, niet alleen ...

21 december 2023

Meer inzicht in de urenbesteding van projecten met Power BI

Je maakt een strakke planning voor al je projecten. Maar hoe kom je erachter hoeveel uren er daadwerkelijk aan zijn besteed? Hoe weet je of je de juiste medewerkers op al je projecten hebt ingepland? En hoe maak je bi...

15 februari 2022

3 redenen om Teams te gebruiken in plaats van WhatsApp

Veel bedrijven gebruiken Teams als middel om video te vergaderen. Maar Teams kan veel meer dan dat. Erg krachtig binnen Teams is de chatfunctionaliteit waarmee je de samenwerking binnen je bedrijf aanzienlijk kunt ver...