7 december 2023

Leestijd: 4 minuten

Zo krijg je meer inzicht in je offertetrajecten met Power BI

Weet jij hoeveel procent van de uitgestuurde offertes je uiteindelijk binnenhaalt? Aan welk soort klanten je beter of meer verkoopt? Of waarom veel leads juist afhaken? Meer inzicht in je offertetrajecten kan enorm helpen om je salesproces te verbeteren en je salestargets te halen. Door je salesinformatie te controleren, te analyseren en te combineren, krijg je waardevolle informatie over waar de verkoopkansen voor jouw organisatie liggen.

Hoe inzicht in je offertetrajecten je helpt 

Je hebt een topbedrijf, je kent je branche goed en je weet wat je klanten willen. Je zit vol goede ideeën en je maakt mooie offertes. Dat werpt allemaal zijn vruchten af. Maar wie zijn nu eigenlijk de klanten die het liefst zaken met je doen? Of waarom kiezen sommige mogelijke klanten toch niet voor jou? Heb je meer inzicht in je offertetrajecten, dan pak je een aantal zaken effectiever aan:
 

  1. Je sales- en marketingproces aanscherpen. Met diepgaand inzicht in je offertetrajecten weet je ook waar de knelpunten liggen en op welke punten je je verkoop- en marketingproces moet aanscherpen. 
  2. Je marketinginspanningen richten op de juiste doelgroepen en kanalen. Als je weet welke soorten leads tot succesvolle offertes leiden, besteed je je marketingbudget effectiever en richt je je op de juiste klanten. 
  3. Je aanbod beter afstemmen op je concurrentie. Je komt erachter hoe jouw aanbod zich verhoudt tot dat van concurrenten. Daardoor kun je je producten of diensten differentiëren en je concurrentiepositie versterken. 
  4. De ideale pricing- en bidstrategie bepalen. Als je weet hoe winstgevend je offertes zijn en hoeveel en welke prijsvoorstellen zijn geaccepteerd, helpt dat je bij het bepalen van de optimale prijsstrategie. 
  5. Je productieproces of bezettingsgraad beter plannen. Zijn er piekmomenten in je verkoop? Het loont de moeite om je medewerkers optimaal in te plannen om aan de vraag te voldoen. 
  6. Gerichter inkopen en je voorraadbeheer optimaliseren. Inzicht in toekomstige orders op basis van offertetrajecten helpt je bij het optimaliseren van voorraadniveaus en het verminderen van onnodige kosten. 
  7. Makkelijker upsell-mogelijkheden bij bestaande klanten ontdekken. Klanten aanvullende producten of diensten aanbieden die bij hen passen, gaat makkelijker als je precies weet wat zij eerder hebben gekocht en welke aanbiedingen hen over de streep hebben getrokken. 
  8. Je bedrijfsstrategie bijsturen. Op welke typen klanten ga je je (meer) richten? Welke producten of diensten blijf je wel of niet verkopen? Gegevens over offertetrajecten helpen bij het bepalen van de bedrijfsstrategie en de richting waarin je je wilt ontwikkelen. 
  9. De groeistrategie voor de komende jaren bepalen. Wanneer je duidelijke trends in offertetrajecten ziet, ontdek je op basis van die analyse welke markten, producten of diensten het meeste groeipotentieel hebben. 
  10. Medewerkers gemotiveerd en betrokken houden. Door inzichten te delen over hoe de inspanningen van medewerkers bijdragen aan het afsluiten van succesvolle offertes, vergroot je de motivatie en betrokkenheid. 

Welke inzichten wil je hebben? 

Voordat je inzicht in je offertetrajecten krijgt, moet je weten welke specifieke informatie je wilt verzamelen en analyseren. In zo’n analyse wil je antwoord op een aantal belangrijke vragen. Een paar voorbeelden: 

 

  • Wat is de conversieratio, ofwel het percentage leads dat daadwerkelijk converteert naar klanten? 
  • Welk type overeenkomst werkt goed en wat niet? Een vaste prijs, een uurtarief, een stuksprijs, wat is de invloed van korting? 
  • Hoelang duurt het gemiddeld voordat een offerte wordt geaccepteerd of afgewezen? 
  • Welke sales-inspanningen hebben een positieve invloed op de acceptatie? Denk aan demonstraties of presentaties? 
  • Welke factoren bepalen of de offerte wordt getekend of niet? Gaf de prijs de doorslag, of het aanbod, de aanpak van offreren, had een concurrent een beter aanbod? 
  • Hoe vaak en in welke fase van het proces verlaten klanten het offertetraject zonder een deal te sluiten? 
  • Welke concurrenten mochten een offerte uitbrengen? 

 

Verbanden leggen 

Wat je uiteindelijk wilt, is ontdekken bij welke offertetrajecten je organisatie succesvol is en bij welke minder. Daar kom je achter door verbanden te leggen tussen allerlei gegevens. Zo ontdek je waar je als organisatie sterk in bent, waar kansen liggen en welke bedrijfsmatige activiteiten de resultaten kunnen verbeteren. Door te koppelen aan gegevens als offertebedrag, type bedrijf, omzet, aantal medewerkers, branche, regio, product/dienst, verantwoordelijke accountmanager krijg je een beter beeld van welke offertes wel en niet succesvol zijn. En kun je steeds beter inschatten hoe kansrijk bepaalde offerteaanvragen zijn.  

Andere inzichten die je hierdoor krijgt: welke manieren van opvolgen het meest effectief zijn: e-mail, telefoon, face-to-face-gesprek, online gesprek, demo, proof of concept… Uiteindelijk helpt het je om fundamentele keuzes te maken: op welk type klanten kun je je het best richten en welke mogelijke klanten zijn minder interessant. Welke producten zijn rendabel en welke niet? 

 

Veel complexe gegevens 

Maar hoe kom je aan al die waardevolle inzichten? In de eerste plaats heb je er een grote hoeveelheid gegevens voor nodig. Bovendien heb je te maken met de complexiteit van die gegevens. Klantinformatie, prijzen, productinformatie, informatie over concurrenten… Allemaal gegevens die je nodig hebt en die je vaak niet zomaar beschikbaar hebt, laat staan dat ze zo geordend zijn dat je in één oogopslag kunt analyseren en vergelijken. Ze bevinden zich in allerlei verschillende systemen en bronnen, zoals je CRM-systeem, spreadsheets, documenten en losse e-mails. Het samenvoegen van die gegevens tot een coherent geheel, kan lastig zijn. Daar komt bij dat veel gegevens ontbreken of niet compleet of gewoonweg onjuist zijn. En dan heb je nog specifieke kennis en vaardigheden nodig om al die gegevens te analyseren en te interpreteren. 

 

Inzicht dankzij Power BI 

Microsoft Power BI helpt je bij het verzamelen en analyseren van al die gegevens. Het combineert de data uit alle verschillende bronnen – finance, marketing, sales, accountmanagement, HR en systemen – CRM, spreadsheets, tekstbestanden, e-mails, marketingtools, om die te verzamelen en te integreren. Zo zie je in één oogopslag hoe succesvol je offertetrajecten zijn en ontdek je waar mogelijkheden voor verbetering liggen. De analyses worden op een duidelijke en aantrekkelijke manier weergegeven in dashboards en grafieken en zijn voor iedereen te begrijpen. Voor een aantrekkelijke prijs ga je snel aan de slag met je eerste dashboard.
 

Ben je benieuwd hoe jij je offertetrajecten kunt aanscherpen met jouw bedrijfsdata en business intelligence? Download dan onze whitepaper Power BI voor het mkb: dé tool voor data-analyse en het verbeteren van bedrijfsprocessen

Bekijk ook andere berichten

5 juli 2020

Geen gedoe meer met je e-mailhandtekening!

Wij zien onze klanten vaak worstelen met de handtekening onder hun (Office 365) e-mail. De e-mailhandtekening op de werkplek op kantoor in Outlook is het probleem niet. Daar staat een professionele zakelijke handteken...

12 oktober 2021

Microsoft lanceert Windows 11

Op 5 oktober heeft Microsoft Windows 11 gelanceerd. Daarmee stapt het bedrijf af van een inmiddels zes jarige traditie om alle vernieuwingen onder de Windows 10 paraplu te hangen. Daar is een goede reden voor. Er zijn...

1 maart 2022

Vaste telefonie via je mobiele telefoon

Al sinds enige tijd heb ik geen vaste telefoon meer op mijn bureau staan. Want met de Xelion 8 app op mijn mobiele telefoon heb ik mijn vaste telefoon altijd bij de hand. Hierdoor ben ik intern bereikbaar voor collega...