5 tips voor MKB bereikbaarheid

Bereikbaarheid in het MKB is een veel besproken punt op de agenda. Hoe kunnen we optimaal bereikbaar zijn met minimale overcapaciteit? Klantcontact levert vele kansen op. Een potentiële klant kan klant worden, een bestaande klant kan trouwe klant worden. Door de telefooncentrale slim in te richten, valt er veel te winnen wat betreft bereikbaarheid. Hieronder wat tips van Xelion!

Tip 1: Korte lijnen

Communiceer zoveel als mogelijk met het directe nummer. Dit voorkomt onnodige doorschakelpogingen en de klant krijgt direct antwoord op de vraag. Het is niet altijd mogelijk om direct met de juiste persoon te schakelen. Zorg dan in ieder geval voor een keuzemenu. Bij een keuzemenu kan de beller alvast in de goede richting worden gestuurd. Denk goed na over mogelijke vragen waarvoor klanten bellen, en stel op die manier het keuzemenu op. Met Xelion kan dit keuzemenu eenvoudig worden ingesteld.

Tip 2: Plaats onafhankelijke bereikbaarheid

Ideaal als klanten direct de juiste persoon aan de lijn krijgen. Dit werkt echter niet wanneer de betreffende persoon veel buiten de deur is. Ook daarvoor is eenvoudig een oplossing te bedenken. Dankzij de vast mobiel integratie van Xelion kun je op verschillende devices op het vaste nummer bereikbaar zijn. In de auto onderweg naar een klant? Geen probleem! Deze telefoontjes worden afgeleverd op de smartphone dankzij de Xelion smartphone app.

Tip 3: Transparantie

Wachten is niet in alle gevallen ongewenst. In urgente gevallen is het cruciaal om even te blijven hangen, terwijl bij een minder urgente vraag ook op een later tijdstip kan worden teruggebeld. Wees daarom transparant in de communicatie richting de beller. Met Xelion kun je aan laten geven hoeveel wachtende er voor je zijn. Dit geeft uiteraard geen garanties over de wachttijd, maar de beller kan wel zelf inschatten of blijven wachten gewenst is.

Tip 4: Meten is weten, gissen is missen

Een vermoeden van de bereikbaarheid van het MKB zal er vast en zeker zijn, maar is dit ook de waarheid? Door de Xelion rapportages te gebruiken, kan er in een overzichtelijk rapport worden weergegeven hoe goed de bereikbaarheid geregeld is. Zijn er piekuren of daluren? Zijn er veel gemiste telefoontjes en hoe lang is de gemiddelde wachttijd? Geen onbelangrijke vragen om aan te sturen op optimale bereikbaarheid in het MKB.

Tip 5: Maak gebruik van de functionaliteiten

Xelion kent vele functionaliteiten, gebruik deze voor zover ze van meerwaarde zijn voor de optimale bereikbaarheid van je bedrijf. Wij denken hierin graag met je mee!

 

Bron: Xelion