Microsoft Excel vs. Power BI: wat zijn de verschillen?

Microsoft Excel vs. Power BI: wat zijn de verschillen?

 

Wil je rekenen met bedrijfsgegevens? Of een analyse loslaten op je data? Dan staat Microsoft Excel altijd voor je klaar. Het is bijna een reflex om op het groene pictogram te klikken en los te gaan. Met Power BI kun je ook rekenen of analyseren. Maar waarom zou je daarvoor kiezen? Wij zetten de verschillen voor je op een rij.

 

In een notendop:

 

Voor Excel geldt dat:

·         er vaak verschillende bestandsversies in omloop zijn;

·         bewerkingsrechten per gebruiker ‘aan’ of ‘uit’ staan;

·         data foutgevoelig is en gegevens eenvoudig verloren kunnen gaan;

·         databronnen opengesteld moeten worden om gegevens te delen;

·         analyseren, delen en valideren relatief veel tijd kost;

 

Voor Power BI geldt dat :

·         iedereen werkt met dezelfde informatie (single point of truth);

·         gebruikers alleen die data kunnen bewerken waarop ze bewerkingsrechten hebben;

·         alle gegevens en analyses eenvoudiger te delen zijn;

·         databronnen waar nodig (en toegestaan) automatisch gedeeld worden;

·         analyseren en valideren vrijwel automatisch gaat;

 

Anders in de kern

Excel werd oorspronkelijk ontwikkeld om te rekenen met spreadsheets. Dat zijn werkbladen waarin je met getallen in hun onderlinge verhouding kunt rekenen. Sinds de lancering in 1985 is het uitgebreid met functies zoals de mogelijkheid om grafieken te maken en verschillende databronnen te importeren. In zijn kern blijft Excel een rekenprogramma dat op zichzelf draait op de computer van een medewerker; zonder veel acht te slaan op internet of het interne netwerk.

 

Power BI is toegespitst op het verwerken van grote hoeveelheden informatie uit diverse databronnen.

 

Power BI werd in 2014 gelanceerd en zorgde voor een revolutie op het gebied van Business Intelligence (BI). Voor die tijd was BI voorbehouden aan multinationals. Power BI laat ook het MKB grote hoeveelheden informatie uit diverse databronnen verwerken. Power BI importeert gegevens niet, maar synchroniseert ze. Als er extern iets verandert (de voorraad in het magazijn wordt aangevuld), is dat ook direct te zien in de analyses die je met Power BI maakt.

 

Toegankelijk maken van grote datastromen

Excel is compatibel met data uit verschillende bronnen. Het kan gegevens uit een databron importeren. Na bewerking is het (over het algemeen) mogelijk om uit Excel gegevens weer te exporteren. Deze handeling levert problemen op als Excel wordt ingezet voor analyses. Brongegevens kunnen tussentijds veranderen. In dat geval wordt er met verouderde data gewerkt. Als verschillende mensen vergelijkbare analyses maken, werkt iedereen daardoor  al snel met een ‘eigen waarheid’.

 

Power BI heeft direct toegang tot databronnen. De gegevens waarmee gewerkt wordt zijn daarom altijd actueel. Toegangsrechten zijn afhankelijk van de databron. Kan een gebruiker daar lezen of schrijven, dan kan dat ook via Power BI. Zo niet, dan zijn de gegevens alleen in te zien als daarvoor rechten zijn toegekend. Hetzelfde geldt voor gedeelde informatie. De ontvanger van een analyse heeft op basis van eigen rechten toegang tot dashboards en kan daar direct mee verder werken.

 

De mate van interactief werken
Met Excel kun je veel. Het is mogelijk om diepgaande analyses te maken op basis van beschikbare informatie. Door toevoeging van grafische weergaven zijn resultaten overzichtelijk te maken en met onder meer draaitabellen is filteren mogelijk. Maar Excel staat volledig op zichzelf en is moeilijk te beveiligen. Je kunt een werkblad delen om anderen inzicht te geven, maar je hebt weinig grip op wie dat werkblad ontvangt en wat er daarna mee gebeurt. Andersom kan de ontvanger bij vragen niet bij de bron van geïmporteerde informatie.

 

Met één druk op de knop deel je in Power BI gegevens waar de ontvanger vervolgens weer mee in de weer kan.

 

Wat Excel kan, kan Power BI ook. Maar Power BI kan meer: Je kunt er interactief vragen op loslaten en dieper in de gegevens duiken. Het is eenvoudiger om gegevens uit verschillende databronnen met elkaar te verbinden. Uitkomsten van een analyse deel je met één klik op de knop. De ontvanger krijgt een link naar het dashboard. Op basis van zijn rechten kan diegene zelf verder in de weer met de onderliggende gegevens. Daardoor is het niet alleen makkelijker om data te delen, maar ook eenvoudiger om na een samenwerking de toegang weer te stoppen.

 

Gebruiksgemak
Hoe eenvoudiger software te gebruiken is, hoe meer je ermee kan. Excel heeft talloze functies die in praktijk vaak lastig onder de knie te krijgen zijn. Zeker draaitabellen en geavanceerde formules zijn voorbehouden aan experts. Hoe ingewikkelder een Excelsheet, hoe groter de kans dat het dicht bij een op zichzelf staande Excel-installatie staat. Nog te vaak grijpen bedrijven bij vertrek van een oudgediende, of na hardware-problemen, opeens mis naar een bedrijfskritisch werkblad.

 

Power BI is volledig te personaliseren. De interface is af te stemmen aan de taken en behoeftes van specifieke gebruikers. Dit vereist dat er vooraf databronnen aan Power BI gekoppeld worden en dat je dashboard bouwt. Maar na deze investering kan er veel sneller en soepeler gewerkt worden. Omdat alle data in de cloud blijft en de dashboards onder centraal beheer vallen, blijven kritische gegevens altijd beschikbaar. Ook als er verloop of een (lokaal) hardware-probleem is.


We werken al meer dan 35 jaar met Excel. Het is daarom goed te begrijpen dat jij naar dit gereedschap grijpt als je met cijfers in de weer gaat. Toch is dat niet verstandig. Power BI biedt meer opties, maakt het werken eenvoudiger én is beter ingesteld op modern samenwerken; zowel binnen de eigen organisatie als daarbuiten. Excel blijft een plaats houden in iedere organisatie. Maar wij raden aan om er niet automatisch naar te grijpen en eerst ook Power BI te overwegen.

 

Benieuwd wat Power BI voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact op en wij denken graag met je mee over de mogelijkheden.

 


Afspraak inplannen