Vijf tips voor Power BI in het MKB

Wil jij Power BI inzetten om meer uit je bedrijfsdata te halen? Met deze oplossing van Microsoft vertaal je complexe datastromen naar begrijpelijke inzichten en voorspellingen. Het analysesysteem verbindt gegevensbronnen die voor jou belangrijk zijn. Benieuwd wat je daar praktisch mee kan? Probeer deze vijf tips voor Power BI en ontdek de mogelijkheden voor het MKB.

 

1. Breng de behoeften van jouw organisatie in kaart

Door personalisatie kun je Power BI afstemmen om de unieke wensen van jouw organisatie. Met een beetje voorbereiding zorg je dat iedere medewerker eenvoudig meer overzicht krijgt. Als je vooraf bepaalt wat jouw doelen zijn en hoe jij gegevens voor je wilt laten werken, kun je daar het systeem op aanpassen. Een kleine investering in voorbereidingstijd betaalt zichzelf dubbel en dwars terug.  Hiermee zorg je ervoor dat iedere gebruiker met een paar muisklikken direct de gewenste gegevens krijgt. Lees in deze blog meer over hoe het datacanvasmodel je bij de voorbereiding kan helpen.

 

2. Hou rekening met de schaalbaarheid van Power BI

Power BI is een cloud-based service. Het groeit mee met de wensen van jouw organisatie. Bij de meeste implementaties zien wij organisaties voorzichtig beginnen met Power BI. Na de eerste gewenning, ontploft vervolgens het gebruik. Er lijkt wel een (digitale) wervelwind door de datasets te waaien waardoor de hoeveelheid bewerkingen en query’s omhoog schieten. Houd er rekening mee dat je na de eerste implementatie al snel verzoeken krijgt om datalimieten te verhogen en meer ruimte te maken voor gegevensinvoer en aanpasbare parameters. Reserveer hier wat budget voor. Het is zonde als een succesvolle implementatie vastloopt op een zijn eigen populariteit.

 

Houd er rekening mee dat je na de eerste implementatie al snel verzoeken krijgt om datalimieten te verhogen en meer ruimte te maken voor gegevensinvoer en aanpasbare parameters.

 

3.  Laat rapporten aansluiten op jouw projecten

Power BI maakt het eenvoudig om analyses te vertalen naar grafische overzichten. Dat brengt een risico met zich mee op overdaad. Denk vooraf goed na over welke rollen jouw medewerkers gaan spelen. Vertaal dat binnen Power BI naar gebruikersrollen. Kijk bij deze planning ook naar de best practices binnen jouw branche. Eventueel kunnen wij hier advies bij geven. Vergeet bij de inrichting van rapportagemogelijkheden niet dat Power BI data kan filteren. Dat maakt het mogelijk om uit één rapport relevante informatie voor verschillende functies te filteren.

 

4. Benut vele features en begrijp je data beter
Power BI barst van de visualisaties, filters en automatische services. Als de specifieke functie die jij zoekt er niet bij zit, voeg je die met een custom filter of regel toe. Maak hier gebruik van. Hoe meer grip je hebt op filters en visualisaties, hoe meer je uit overzichten én de achterliggende gegevens haalt. Je ontdekt details die normaliter weg zouden vallen in het grotere geheel. Benieuwd waar je kan beginnen om ‘filtermeester’ te worden? Als je ‘kruisverwijzingen tussen visualisaties’ en ‘het filteren van overzichten op dezelfde context (drillthrough)’ leert gebruiken, dan ben je goed op weg. Heb je minder behoefte om je hierin te specialiseren? Je kunt het ook kant-en-klaar laten instellen.

 

5. Kies voor eenvoud: de boodschap van je gegevens telt

Power BI maakt data-analyse zo eenvoudig dat je tot in het oneindige bezig kunt blijven met schijnbaar onderling verbonden grafische representaties. Dat is natuurlijk zonde van je tijd. Houd je grenzen in de gaten door gericht vragen te blijven stellen en voorkom dat je jezelf (te vaak) verliest in het grenzeloos verkennen van je data. Als je echt iets wilt bereiken, brengt eenvoud je ver. Hou de informatie die je ziet relevant, breek het op in begrijpelijke delen en doe er zo je voordeel mee.

 

Benieuwd wat Power BI voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op en wij denken mee over jouw mogelijkheden.