Wat is Power BI?

Ieder bedrijf registreert gegevens. Zelfs de kleinste eenmanszaak moet belastingaangifte doen en factureren. Een MKB ontkomt niet aan boekhoudsoftware, en houdt waarschijnlijk ook voorraden, klantinformatie en personeelsgegevens digitaal bij. Omdat die gegevensregistratie een plicht lijkt, zien ondernemers vaak over het hoofd dat je met bedrijfsdata ook je voordeel kunt doen.

 

Vragen waar je bedrijfsgegevens antwoord op hebben

  • Wat is het beste moment van het jaar kan om nieuwe klanten aan te trekken?
  • Welke leverancier levert op tijd, wie levert eerder dan verwacht en op wie moet ik altijd wachten?
  • Wie betaalt zijn facturen binnen een week en wie pas bij de tweede maning?
  • Welke klant heeft aan één mail genoeg, en met wie moet je twee maanden heen-en-weer bellen en mailen om tot een akkoord te komen?

Zoeken in je eigen gegevens

Het antwoord op dit soort vragen zit verstopt in je eigen gegevens. Maar wie gaat er na afloop van een klus mailberichten tellen, zijn agenda uitspitten en verstuurde offertes tot in detail controleren? Wie volgt dat op door daar ook informatie uit andere bronnen bij te trekken? Wie heeft daar de tijd voor?

 

Power BI laat je je voordeel doen met de gegevens die je registreert.

 

Microsoft Power BI

Met de hand resultaten uit het verleden doornemen is niet praktisch. Daarom heeft Microsoft Power BI ontwikkeld. BI staat voor Business Intelligence en is een verzamelnaam voor software waarmee je grote hoeveelheden gegevens kunt vergelijken en doorzoeken. Je gebruikt het om snel en eenvoudig gegevens op te lijnen en daar patronen in te ontdekken. Om dat mogelijk te maken steunt Power BI op drie onderdelen: databronnen, zoekfuncties en rapportagemogelijkheden.

 

Databronnen koppelen

Aan Power BI koppel je eigen databronnen zoals bijvoorbeeld je administratie, voorraadgegevens en mailarchief. Je kunt er ook externe bronnen aan koppelen, bijvoorbeeld de Open Data Set van de KVK. Ook zijn er tienduizenden betaalde gegevensbronnen die je aan Power BI kunt linken. Als de gegevenssets die jij nodig hebt gekoppeld zijn aan jouw Power BI, dan kun je data onderling vergelijken en zo tot nieuwe inzichten komen.

 

Zoekfuncties van Power BI

Het tweede onderdeel van Power BI bestaat uit zoekfuncties. Dat begint met eenvoudige gereedschappen zoals tabellen waarmee je cijfers naast elkaar zet. Maar als je met veel cijfers gaat werken, wordt dit snel onoverzichtelijk. Daarom bevat Power BI een veelvoud aan visualisatie-tools. Daarmee geef je cijfers grafisch weer, bijvoorbeeld als cirkeldiagram, histogram of spectrogram. Je kunt ook terugvallen op een zoeksysteem waarin je vragen gewoon in je eigen taal typt. De software vertaalt bijvoorbeeld ‘wie is mijn beste verkoper’ naar resultaat.

 

Geef je cijfers grafisch weer, bijvoorbeeld als cirkeldiagram, histogram of spectrogram.

 

Interactief zoeken

Power BI stelt de grafische weergave samen op basis van opgevraagde gegevens uit de dataset. Dat maakt het mogelijk om interactief te zoeken. Valt je iets op in de cijfers, dan klik je erop om de onderliggende gegevens te bekijken (en eventueel ook weer te visualiseren). Dit wijkt af van bijvoorbeeld Excel. Daar liggen cijfers vast in het werkblad (of in de samengestelde werkbladen). Wil je meer informatie, dan moet je eerste de cijfers updaten of nieuwe gegevens importeren.

 

Rapportagemogelijkheden

Met Power BI doorzoek je datasets. Het resultaat van die zoekopdrachten levert je een rapportage op. Bijvoorbeeld ‘hoe zijn de verkoopresultaten van het eerste kwartaal?’ Dat is handig, maar wellicht niet heel spectaculair. De kracht zit in combinatie van interactie en de informatiedichtheid. Je kunt bijvoorbeeld ook een rapportage maken die jouw verkoopresultaten uitzet tegen de gemiddelde resultaten in jouw branche. Blijkt dat je concurrenten gemiddeld genomen beter presteren, dan kun je gelijk zoeken in het rapport naar de grootste verschillen.

 

Dashboards

Binnen Power BI wordt meestal met dashboards gewerkt. Hier breng je veelgebruikte zoekfuncties en diagrammen samen in één scherm. Je geeft bijvoorbeeld al je KPI’s grafisch weer in één scherm en laat ze rood oplichten als er aandacht vereist is. Haalt de salesafdeling zijn targets niet? Dan klik je op een KPI om de reden te achterhalen. Je ziet dan snel genoeg of er iemand ziek is of dat de afdeling een peptalk nodig heeft.

 

Haalt sales zijn targets niet omdat er iemand ziek is of heeft de afdeling een peptalk nodig?

 

Delen en samenwerken

Power BI is gemaakt om samen te werken. De resultaten van een zoekopdracht of de inhoud van een dashboard kun je eenvoudig delen. Degene die jouw rapportage ontvangt, kan vervolgens zelf verder zoeken in de dataset en eventueel andere bevindingen weer terug sturen. Bij het delen van dashboards stuur je geen harde gegevens, alleen een link om die gegevens op te halen. Deel je per ongeluk een dashboard met iemand die niet bevoegd is de onderliggende data in te zien, dan krijgt diegene de gegevens ook niet in beeld.

 

Meer doen met je gegevens

Binnen het MKB bewaar je een hoop gegevens, van financiële administratie tot aan je mailarchief. Power BI is een krachtig gereedschap waarmee je deze verplichte dataopslag omtovert in een bron van nuttige informatie. Je maakt niet alleen je accountant en de Belastingdienst blij met jouw gegevens, maar gaat ze zelf inzetten om nieuwe kansen te ontdekken en je bedrijf te laten groeien.

 

Wil je met jouw organisatie aan de slag met Power BI, en zoek je advies voor een goede start? Neem contact op met de Power BI consultants voor het MKB van Drie-O.