Alles over Power BI
Iedere organisatie verzamelt dagelijks grote hoeveelheden data. Ook jouw organisatie. Maar wat doe je met al die data? Business Intelligence (BI) helpt bedrijven om data om te zetten in bruikbare informatie. Over de financiële stand van zaken, over de winstverwachting en over het effect van campagnes, om maar een paar onderwerpen te noemen. Microsoft Power BI is een gebruiksvriendelijk hulpmiddel om al die data, waar ze zich ook in je organisatie bevinden, tot leven te wekken. Het helpt je bij het maken van begrijpelijke rapportages en aantrekkelijke dashboards. Wat is Power BI, waarvoor wordt het gebruikt en is het iets voor jouw organisatie?
Wat is Power BI
Hoe staat jouw bedrijf ervoor? Wie zijn je beste klanten en welke producten of diensten lopen het best? Welke omzet kun je over de komende jaren verwachten? Hoe productief zijn je medewerkers eigenlijk? Het antwoord op deze en een heleboel andere vragen is te vinden in de data in je bedrijf.
Maar hoe breng je die data zo bij elkaar dat er waardevolle informatie uit komt? Een uitdaging is dat de data uit allerlei verschillende bronnen komt: documenten, spreadsheets, je CRM-software, je ERP-pakket, je financiële software enzovoort.
Met Business Intelligence (BI) breng je gestructureerde en ongestructureerde data uit verschillende bronnen bij elkaar. Dankzij rapporten en dashboards zie je in één oogopslag hoe je organisatie ervoor staat. Zo zie je of je maatregelen moet nemen om je bedrijfsresultaten te verbeteren en welk effect die maatregelen hebben.
Wat kun je met Power BI?
Met een Business Intelligence-pakket als Microsoft Power BI maak je de data uit al die bronnen inzichtelijk. Door de data op een slimme manier te organiseren en weer te geven, kun je het volgende doen.
- Gegevens integreren. Of de data nu uit Excel, een urenregistratiesysteem of een andere bron komen, Power BI integreert de gegevens uit die bronnen zodat één centrale bron ontstaat met de correcte en meest actuele gegevens
- Gegevens visualiseren. Met grafieken en dashboards presenteer je de data op een heel duidelijke en aantrekkelijke manier. Dat maakt het makkelijk om trends en patronen te herkennen
- Realtime updaten. Heb je actuele gegevens die je in je analyse wilt verwerken? Power BI kan de gegevens direct bijwerken. Zo heb je altijd toegang tot de meest recente informatie.
- Rapporten aanpassen. Je maakt rapporten die specifiek zijn afgestemd op de informatie die jij wilt zien. Zo kun je projecten, inkomsten, uitgaven of andere zaken volgen en specifieke vragen beantwoorden.
- Voorspellingen doen. Door trends en patronen in de gegevens te ontdekken, kan Power BI je helpen bij het voorspellen van toekomstige uitkomsten. Zo weet je bijvoorbeeld of je meer mensen moet aannemen, of bepaalde klanten of producten meer aandacht moet geven.
Power BI versus Excel
Bijna iedereen die met data werkt, kent Excel. Een vertrouwd en handig programma om gegevens te verwerken en mooie tabellen en grafieken te maken.
Excel heeft als voordeel dat het bijna overal wel in gebruik is en dat het op een makkelijke manier aardig wat gegevens kan verwerken. Waarom zou je dan een toepassing als Power BI gebruiken als je de beschikking hebt over Excel?
We kunnen een aantal voordelen én nadelen van Excel noemen. Voor veel werk is het heel geschikt, maar wil je echt de diepte in met je data, dan komt Power BI toch wel als meest geschikte kandidaat uit de vergelijking tussen Excel en Power BI.
Zo is Power BI heel geschikt als je actuele gegevens uit verschillende bronnen wilt verwerken, als je interactieve dashboards en rapporten wilt maken om betere beslissingen te nemen en als je rapportageprocessen wilt automatiseren.
De voordelen van Power BI
Veel mensen denken dat Power BI een oplossing is die vooral geschikt is voor grote bedrijven. Zeker, grotere organisaties maken graag gebruik van Power BI, maar de inzichten vanuit de dashboards bieden ook interessante voordelen voor het mkb. Dit zijn vijf dingen die je met Power BI kunt doen.
Snelle en foutloze analyses maken van commerciële financiële data
Kansen voor je MKB-bedrijf snel inzichtelijk maken
Klanten snel antwoord op hun vragen geven
Soepel samenwerken met collega's
Bedrijfsprocessen verbeteren.
Power BI in de praktijk
Om het iets concreter te maken, er zijn tal van vraagstukken die je met Power BI makkelijk oplost. Misschien wel de belangrijkste: inzicht in je financiën. Met de data uit jouw financiële administratie kun je een dashboard (laten) maken met financiële kengetallen die je inzicht geven in de ontwikkeling van de liquiditeit, solvabiliteit en rentabiliteit van je bedrijf.
Ook als je meer zicht wilt hebben op de planning van je projecten is Power BI een uitstekend hulpmiddel. Bijvoorbeeld in de urenbesteding van je projecten. Door de gegevens over de gewerkte uren in Power BI te verwerken, weet je waar je aan toe bent en kun je betere beslissingen nemen over de inzet van je medewerkers
En wat dacht je van inzicht in je offertetrajecten? Door je salesinformatie te controleren, te analyseren en te combineren, krijg je heel waardevolle informatie die je vertelt welke offertes de meeste business opleveren of waarom leads juist geen interesse tonen.
Waarom is Power BI juist interessant voor het mkb?
Iedere mkb-onderneming kent de uitdagingen: het is lastig om goede medewerkers te vinden, terwijl de kosten stijgen en je je concurrentiepositie continu in de gaten moet houden. Door specifieke data in jouw bedrijf te analyseren, krijg je heel veel inzichten die je kunnen helpen deze en andere uitdagingen succesvol aan te gaan. Door alle personeelsdata die je hebt te visualiseren, kom je er bijvoorbeeld achter waarom mensen vertrekken en ontdek je of al je medewerkers wel voldoende facturabele uren maken. Als je trends kunt identificeren over de kosten die producten en diensten met zich meebrengen of welke leveranciers hun prijzen verhogen, krijg je inzichten die je helpen om kosten te besparen. Power BI helpt je ook om trends en ontwikkelingen in de markt op tijd te ontdekken. Zo zie je waar jouw kracht ligt en waar je nog een voorsprong op je concurrenten kunt pakken.
Zo heeft HOBIJ, een internationaal uitzendbureau voor de logistiek, dankzij fraaie dashboards nu inzicht in alle bedrijfsprestaties. Om de financiële stand van zaken te beoordelen, maar ook voor evaluaties met klanten, verzuimcijfers en nog veel meer.
Wat kost Power BI?
Over Power BI bestaan binnen het mkb nog altijd een paar vooroordelen. Vaak is de gedachte dat het duur is en dat het ontwikkelen van dashboards ontzettend veel tijd kost. In de praktijk vallen de kosten van Power BI voor het mkb enorm mee. Starten met Power BI hoeft zelfs helemaal niets te kosten, want de Power BI Desktop is gratis te downloaden. Die gratis versie biedt al flink wat mogelijkheden. Maar ook de licentiekosten zijn helemaal niet hoog. En je kunt het zelf zo duur maken als je wilt. Ook het idee dat de implementatie een heel traject vergt en dat je een rekenwonder moet zijn om een Power BI-dashboard te maken, berust op een misverstand. Ook als je het samen met een expert doet, valt het erg mee met de kosten.
Waar moet je beginnen?
Je bent ervan overtuigd dat Power BI een aantal vraagstukken in jouw organisatie kan oplossen. En je hebt ontdekt dat je makkelijk en zonder hoge kosten aan de slag kunt. Maar hoe begin je nu echt? In de eerste plaats ga je op zoek naar de bronnen waarin de data zich bevinden. Dat kan van alles zijn: databases, spreadsheets, documenten, salessoftware enzovoort. Na het verzamelen ga je de gegevens verwerken, waarbij je ruwe data moet omzetten in bruikbare en betrouwbare informatie. Daarna ga je de relatie tussen de verschillende datasets definiëren en berekeningen uitvoeren om van de data bruikbare informatie te maken. Tot slot presenteer en analyseer je de uitkomsten met rapporten en dashboards. Daarbij werk je ieder scenario makkelijk uit, omdat je de data realtime kunt aanpassen. De data verandert immers continu, net als je bedrijf zelf.
Een dashboard opzetten in Power BI is zelfs goed te doen voor mensen die niet de hele dag met cijfers bezig zijn. Toch is het vaak een goed idee om een specialist in te schakelen. Die kan je helpen bij het doorlopen van de stappen, hij of zij heeft ook kennis en ervaring om jouw vraagstukken te helpen beantwoorden.
Hoe helpen we jou met Power BI?
Wil jij het rendement van jouw organisatie verbeteren met Power BI? Onze gespecialiseerde consultants helpen je graag verder. Zij werken samen met medewerkers uit jouw organisatie om via onze gestandaardiseerde werkwijze de meest geschikte dashboards te realiseren.
Liever eerst nog wat meer lezen? Download gratis onze whitepaper Power BI voor het MKB.
