Thuiswerken? Zo organiseer je het

Wat heb je nodig om thuis aan de slag te gaan? Zijn een keukentafel, laptop en kop koffie genoeg. Dat hangt ervan af. Als jouw organisatie achter de schermen de boel goed geregeld heeft, dan heb je als medewerker niet meer nodig. Wil jij je mensen goed ondersteunen bij het thuiswerken? Neem dan deze overwegingen mee.

 

1. Regel toegang tot gegevens en applicaties
Ook tijdens de crisis moet je blijven voldoen aan de AVG. Dat betekent onder meer dat toegang tot (klant-)gegevens gecontroleerd en veilig moet zijn. Daarnaast hebben je medewerkers toegang tot jouw bedrijfssoftware nodig. Maar hoe zorg je dat ze die ter beschikking hebben? Deze twee uitdagingen zijn in één klap op te lossen door een terminal server in te zetten. Medewerkers loggen thuis in op de computer van kantoor en gegevens waarmee gewerkt wordt verlaten als dat niet mag, het eigen digitale domein niet. Tijdens het instellen wordt ook direct helder wie volgens de beveiligingsprotocollen niet kan thuiswerken.

 

2. Technische ondersteuning voor thuiswerkers
Waar kunnen medewerkers terecht als ze technische problemen krijgen tijdens het thuiswerken? Natuurlijk kan de technische dienst per telefoon en chat hulp bieden, maar soms moet je het probleem gewoon zien. Dat kan door een bureaublad op afstand over te nemen. Om dat mogelijk te maken heb je de juiste technische instellingen nodig, maar zul je ook met wetgeving rekening moeten houden. Binnen de AVG kan een werkplek alleen overgenomen worden via een VPN. Dit is een afgeschermde netwerkverbinding. Wie dit vooraf instelt, voorkomt juridische problemen als de technische hinder is opgelost.

 

3. Bekend gereedschap overal beschikbaar
Word, Excel en Outlook zullen voor de meeste thuiswerkers onmisbaar zijn. Afhankelijk van het type Office 365 abonnement dat je hebt, biedt Microsoft thuiswerkers toegang tot deze applicaties én tot de zakelijke mailbox, online bestandsopslag en videoconferencing via Microsoft Teams. Als dit vooraf goed geregeld is, kan een medewerker volstaan met inloggen via portal.office.com. Al het benodigde gereedschap staat dan online al klaar voor gebruik.

 

4. Blijf bereikbaar
Hoe bellen klanten jouw bedrijf als alle medewerkers thuis zitten? Zelfs zonder de AVG wil je (privé) mobiele nummers niet openbaar maken. Hier biedt een softphone uitkomst. Software zoals die van Xelion installeer je op een laptop met headset. Wie de vaste lijn van jouw kantoor belt, krijgt de juiste thuismedewerker direct aan de lijn. Wil je ook mobiel zakelijk bereikbaar zijn? Dat kan ook! Installeer de Xelion app om met een vast nummer op je smartphone gebeld te worden.

 

5. Blijf samenwerken
Soms wil je elkaar gewoon in de ogen kunnen kijken. Dat is vanuit huis mogelijk via videoconferencing. Net als ieder ander aspect van thuiswerken vraagt dit organisatorisch iets meer dan het aan de praat krijgen van de webcam en internetverbinding. Ook de beveiliging en privacy moeten op orde zijn; al is het maar om aan de AVG te voldoen. Een goede oplossing voor bedrijven is Microsoft Teams. Hiermee dek je zowel de technische als organisatorische kant van videobellen af. Afhankelijk van je Office 365 abonnement heb je er mogelijk al voor betaald. Zo niet, dan is dat eenvoudig te regelen.

 

6. Vergeet computerbeveiliging niet

Tijdens het thuiswerken mag beveiliging niet vergeten worden. Een security awareness training biedt mensen houvast. Om bij te springen bieden wij in samenwerking met onze partner Beveiligmij een gratis training Veilig Thuiswerken aan. Deze e-learning module biedt handige instructies om de thuiswerkplek beter te beveiligen. Wil je deelnemen? Klik op deze link en vul het formulier in.

 

Hoe is het thuiswerken bij jouw georganiseerd?
Hebben jouw mensen alles wat ze nodig hebben om vanuit huis te kunnen werken? Heeft jouw organisatie zowel de technische als de organisatorische kant van thuiswerken goed geregeld? Twijfel je? Bij Drie-O kunnen we je adviseren over de juiste inrichting én helpen we je vervolgens de oplossing in gebruik te nemen. Benieuwd naar de mogelijkheden die wij voor thuiswerkers bieden? Kijk eens naar onze cloud-oplossingen.