Voor en nadelen excel
Voor en nadelen excel
9 maart 2023

Leestijd: 3 minuten

Excel: een vloek of een zegen?

Excel wie kent het niet? Een uitstekend spreadsheetprogramma wat vrijwel door ieder bedrijf gebruikt wordt voor verschillende doeleinden. Je kunt het zo gek niet bedenken maar een aantal voorbeelden die wij in de praktijk tegenkomen zijn: relatiebeheer, urenregistratie, facturatie, projectmanagement, financiële analyses, adresbestanden en als specificatie bij een factuur.

De Excel nadelen bij het gebruik

Het is natuurlijk fantastisch al deze toepassingen maar er zijn wel een aantal kanttekeningen bij te maken als het gaat om aspecten zoals: 

Beveiliging 

Binnen de verschillende Excel spreadsheets wordt vaak gevoelige bedrijfsinformatie vastgelegd. Vervolgens wordt het Excel bestand rondgemaild binnen de organisatie. Bij het mailen van het bestand bestaat al de mogelijkheid dat het per abuis naar een verkeerde ontvanger binnen het bedrijf wordt verstuurd of wellicht erger dat het naar een verkeerde ontvanger buiten de organisatie gaat.  

Werk je als organisatie in de cloud dan is een betere optie om het betreffende Excel bestand te delen met de ontvangers waarbij je kunt aangeven of de ontvanger het bestand mag bewerken of alleen mag lezen. Zo heb je er al meer controle over het Excel bestand in plaat van het te mailen.  

Versiebeheer 

In het verlengde van het voorgaande geldt hetzelfde voor het versiebeheer van een Excel bestand. Want wanneer een Excel bestand is rondgemaild kunnen de ontvangers het ook gaan bewerken en dan komt de vraag welke versie is nu leidend?  

Ook in dit geval geldt het dat je het bestand beter kunt delen wanneer je in de cloud werkt zodat je meer controle houdt op welke versie de juiste is. Bijkomend voordeel is hierbij dat je met meerdere mensen tegelijkertijd in een Excel bestand kunt werken. 

Complexiteit 

Vaak is een Excel spreadsheet binnen een bedrijf gemaakt door een enthousiaste medewerker die bedreven is in het maken van mooie bruikbare Excel sheets vol met (ingewikkelde) formules en mooie grafieken.  Maar wie gaat deze sheets beheren en onderhouden wanneer deze medewerker ziek is of uit dienst gaat?  

Efficiënt? 

Hoe efficiënt is het en hoeveel tijd kost het iedere keer weer om periodiek je urenregistratie bij te houden in Excel en deze vervolgens te mailen naar je administratie die vervolgens de verschillende sheets gaat overtypen in de ERP software? Of om maandelijks exports naar Excel te maken uit je ERP software en vervolgens deze gegevens zo te ordenen dat je er financiële rapportages van kunt maken?  

Zijn er alternatieven voor Excel? 

Jazeker zijn er die! En voor een aantal, hier eerder genoemde toepassingen is het zelfs beter om de alternatieven te gebruiken dan Excel.  

Voor het doen van projectmanagement zijn er in de markt genoeg alternatieven beschikbaar waarmee je je projecten kunt beheren, denk bijvoorbeeld aan MS Project als standaardoplossing. 

Voor het uitvoeren van financiële analyses kun je gebruik maken van Power BI waarbij de belangrijkste voordelen zijn dat je altijd over actuele gegevens beschikt (dus geen exports hoeft te maken uit je ERP software), de beveiliging van je gegevens beter in te richten is en je (veel) minder tijd kwijt bent met het maken van je financiële analyses. 

Maar ook voor zogenaamde one purpose toepassingen die je nu in Excel beheert heeft Microsoft haar alternatieven. Zo kun je met Power Apps in combinatie met Power Automate krachtige oplossingen maken die je tijd en geld besparen.  Een aantal voorbeelden: 

Conclusie 

Veel gebruik van Excel binnen een bedrijf is vaak een signaal dat bepaalde bedrijfsprocessen geautomatiseerd kunnen worden.  Een vuistregel die je hierbij kunt hanteren is als je meerdere keren per maand Excel gebruikt voor bepaalde processen dat je jezelf de vraag moet stellen of Excel wel het meest geëigende middel hiervoor is. Ook waar dataveiligheid van groot belang is, zijn er andere c.q. betere hulpmiddelen voor handen.  

Excel dan helemaal niet meer gebruiken? Nee, dat zeker niet. Zoals eerder aangegeven is het een uitstekend hulpmiddel. Maar zet Excel dan met name in taken die je eenmalig of één keer per maand of per kwartaal nodig hebt. Denk hierbij aan het maken van een begroting of het volgen van je liquiditeitsprognose. 

Zorg ervoor dat je Excel gebruikt waarvoor het bedoeld is en gebruik andere tools voor toepassingen waarvoor dit mooie spreadsheetprogramma minder geschikt is. Zo wordt Excel geen vloek maar een zegen voor je organisatie. 

Bekijk ook andere berichten

27 december 2023

Aan de slag met Business Intelligence, waar begin je?

Je wilt meer inzicht in je bedrijfsresultaten en betere beslissingen nemen op basis van data? Dan is een Business Intelligence-tool onmisbaar. Zo'n programma helpt je om de gegevens die overal in je bedrijf aanwezig z...

1 maart 2022

Vaste telefonie via je mobiele telefoon

Al sinds enige tijd heb ik geen vaste telefoon meer op mijn bureau staan. Want met de Xelion 8 app op mijn mobiele telefoon heb ik mijn vaste telefoon altijd bij de hand. Hierdoor ben ik intern bereikbaar voor collega...

19 augustus 2020

Wat doet een ICT beheerder precies?

Wat doet een ICT-beheerder precies? Bij Drie-O kun je terecht voor zakelijk ICT-beheer. Maar wat houdt dat in? Pieter Faber is al meer dan 16 jaar verantwoordelijk voor netwerkbeheer bij Drie-O. Precies de juiste per...