Wil je AI wél benutten, maar met meer grip op data en rechten? Dan is Microsoft Copilot (binnen je Microsoft omgeving) vaak de logischere keuze.
Het echte probleem: niet “AI”, maar waar je data terechtkomt
In praktijk ontstaat datarisico vooral door ongecontroleerd IT-gebruik: medewerkers wijken uit naar AI-apps buiten de afgesproken werkomgeving, terwijl IT geen zicht heeft op instellingen, toegang en gegevensstromen.
Denk aan situaties zoals:
- Een medewerker plak informatie in een prompt (“maak hier een samenvatting van”)
- Interne afspraken of contractteksten worden “even” herschreven
- Exports uit CRM/ERP belanden in een chatvenster omdat het snel is
Dat is zelden kwade wil, wel een gebrek aan kaders en tooling die past bij je beveiligingsbeleid.
Waarom Copilot beter past bij MKB dat al Microsoft 365 gebruikt
Microsoft 365 Copilot is ontworpen om te werken binnen je eigen Microsoft 365-omgeving. Copilot helpt je met informatie uit Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive, maar doet dat op basis van de rechten die een gebruiker al heeft. Informatie wat je niet mag zien, kan Copilot ook niet tevoorschijn toveren.
Belangrijk voordeel: Copilot erft de beveiliging die je al hebt ingericht rond je Microsoft 365-werkplek. Daardoor kun je AI-gebruik makkelijker laten aansluiten op je bestaande manier van werken en beveiligen.
In de praktijk levert dat vooral winst op drie punten:
- Inloggen en toegang zoals je gewend bent
Je werkt via je eigen Microsoft-account. Daardoor heb je dezelfde inlogbeveiliging als bij je mail en Teams. Daarnaast zit Copilot automatisch in al je Microsoft-apps.
- Rechtenstructuur: Copilot volgt bestaande permissies
Als Sharepoint/Teams netjes zijn ingericht, werkt Copilot binnen die grenzen. Dat maakt het voorspelbaarder: de informatie die Copilot kan gebruiken, hangt samen met wat iemand in Microsoft 365 al mag inzien.
- Beheerbaarheid: onderdeel van je werkplek in plaats van losse apps
Je kunt beleid, adoptie en inrichting centraal aanpakken. Dat is eenvoudiger dan verschillende tools erbij die buiten IT om worden gebruikt.
ChatGPT is toch ook veilig?
Dat hangt af van welke versie je gebruikt én hoe je het gebruik organiseert.
Voor zakelijke/ enterprise varianten bestaan er vaak privacy- en datagebruik afspraken die anders zijn dan bij consumentenaccounts. Maar in het MKB zien we vooral dat het misgaat doordat:
- Medewerkers een persoonlijk (consumenten)account gebruiken
- Er geen duidelijke prompt-afspraken zijn (wat mag je wel en niet invoeren)
- Er geen centrale governance is (wie gebruikt wat, met welke data, en hoe wordt dat bewaakt?)
Kortom: het is niet eerlijk om te zeggen dat ChatGPT per definitie “onveilig” is. Het risico zit meestal in ongecontroleerd gebruik en het ontbreken van beleid en toezicht.
Waar het alsnog mis kan gaan
Copilot is zo veilig als je Microsoft 365-huishouding. Twee veelvoorkomende valkuilen:
- Te brede rechten op Sharepoint/ Teams
Als iedereen overal bij kan, kan Copilot ook veel ophalen. Dat voelt handig, maar vergroot de kans dat gevoelige info breder wordt gebruikt dan bedoeld
- Geen dataclassificatie
Als je niet hebt vastgelegd wat gevoelig is, blijft de kans bestaan dat informatie onbedoeld wordt gedeeld of hergebruikt.
Daarom begint verantwoord AI-gebruik bijna altijd met de basis: rechten opschonen en afspraken vastleggen over wat er wel/ niet in prompts mag. Denk ook aan dataminimalisatie, logging en periodieke controle van toegangsrechten.
Praktische keuzehulp voor het MKB
Kies bij voorkeur Copilot binnen Microsoft 365 als:
- Je al Microsoft 365 (Teams/SharePoint/Outlook) als primaire werkomgeving gebruikt
- Je AI wil laten werken met interne documenten en mail, op basis van bestaande rechten
- Je AI centraal wil beheren met dezelfde regels als je digitale werkplek
Overweeg ChatGPT (zakelijk) als:
- Je specifieke AI-functies nodig hebt die los staan van Microsoft 365
Welke route je ook kiest: leg vast welke data nooit in een prompt mag. Wijs eigenaarschap toe (IT + directie + proceseigenaar). Dan benut je de voordelen van AI zonder dat “snel even” een structureel risico wordt.
Conclusie
Als je organisatie al op Microsoft 365 draait, is Microsoft Copilot de meest praktische manier om AI in te zetten met minder kans op datalekken door losse AI-tools buiten je omgeving.
Hulp nodig of wil je meer informatie over Copilot? Neem dan contact op met 0413-490620 of stuur ons een mailt naar verkoop@drieo.nl. We helpen je graag verder!