17 januari 2024

Leestijd: 3 minuten

Power BI versus Excel, welke tool past het best bij jouw werk?

Excel en Power BI hebben veel overeenkomsten. Ze zijn allebei van Microsoft en ze helpen je bij het verwerken van gegevens. Toch zijn er ook grote verschillen. Welke van de twee programma's voor jouw werk het beste is, hangt van een aantal zaken af.

Wat Excel is, hoeven we je waarschijnlijk niet te vertellen. Het is zo ingeburgerd dat mensen het voor de meest uiteenlopende werkzaamheden gebruiken. Daarbij kun je je soms afvragen of het een vloek of een zegen is. Voor sommige taken is een andere tool nu eenmaal geschikter. Al die analyses die je met Excel uitvoert, moeten bijvoorbeeld wel gebaseerd zijn op betrouwbare gegevens. Een tool als Power BI kan je daar prima bij helpen. Doordat je het koppelt met alle systemen waarin zich data bevinden, weet je zeker dat je altijd met de meest actuele cijfers werkt. Dashboards en grafieken laten trends in de cijfers zien en bieden je in één oogopslag een overzicht van hoe je ervoor staat. Hoe presteren Excel en Power BI op een paar belangrijke kenmerken?

Beveiliging

Bij het gebruik van Excel heb je al snel te maken met gevoelige data. Salarisgegevens of financiële planningen zijn niet bedoeld voor iedereen in de organisatie en al helemaal niet om extern te delen. Excel heeft een aantal goede beveiligingsfuncties, zoals wachtwoordbeveiliging en de mogelijkheid om de toegang tot werkbladen en cellen te beperken. Je kunt bovendien problemen voorkomen door bestanden in de cloud te delen met specifieke ontvangers en bepalen of de ontvangers ze mogen bewerken of alleen mogen lezen. Power BI heeft een aantal sterke ingebouwde beveiligingsmogelijkheden. Zo kun je gegevens modelleren met behulp van rollen en rechten. Op die manier hebben alleen de mensen toegang die direct betrokken zijn bij de data en de rapporten.

Versiebeheer

Wat gebeurt er als je na een lange werkdag per ongeluk op de verkeerde knop drukt en je zorgvuldig opgebouwde Excel-spreadsheet is als sneeuw voor de zon verdwenen? Tussentijds opgeslagen versies zijn altijd terug te halen, maar de kans dat er een hoop werk verloren is gegaan door een menselijke fout of het uitvallen van de stroom, is altijd aanwezig. Dat je materiaal in Excel makkelijk kunt delen, is handig, maar het brengt ook een risico met zich mee: er kunnen verschillende versies in omloop zijn, waarbij op een gegeven moment niemand meer weet wat de meest actuele versie is. Power BI heeft een geavanceerdere functie voor versiebeheer. Daarmee ga je eenvoudig terug naar vorige versies van je rapporten en dashboards. Handmatige back-ups behoren daarmee definitief tot het verleden.

Efficiëntie

Excel kan heel wat data verwerken en complexe berekeningen kan maken en weergeven. Maar bij al te grote hoeveelheden gegevens die uit verschillende bronnen afkomstig zijn en die altijd actueel moeten zijn, kan het trouwe spreadsheetprogramma het nogal eens lastig krijgen. Dan stelt het je geduld op de proef of is het uiteindelijk helemaal niet in staat om het complexe werk efficiënt te doen. Power BI is speciaal ontworpen om enorme datasets te verwerken en die in no-time om te zetten in mooie rapporten.

Complexiteit

Mensen die dagelijks met cijfers werken, vinden in Excel een handig programma met tal van mogelijkheden. Maar hoe meer data, hoe complexer de berekeningen en hoe groter de afhankelijkheden, hoe groter de kans dat je het overzicht op een gegeven moment kwijtraakt. Power BI is niet alleen gebouwd om grote datasets te verwerken, het heeft ook een heel intuïtieve interface die, zeker voor Excel-gebruikers, al snel vertrouwd aanvoelt. Je hoeft ook geen programmeur of rekenwonder te zijn om er snel mee aan de slag te kunnen: het biedt bouwstenen om snel geavanceerde data-analyses te maken zonder dat je het overzicht kwijtraakt.

Aan jou de keuze

We maken er geen wedstrijd van: Excel en Power BI hebben allebei hun sterke kanten.

Zo is Excel uitermate geschikt voor het opstellen van budgetten, het uitwerken van financiële scenario’s en het beheren van planningen. Heb je niet te maken met grote datasets en wil je de gegevens op een vertrouwde manier invoeren en verwerken, dan kom je met Excel een heel eind. Power BI is zonder meer het overwegen waard als je actuele gegevens uit verschillende bronnen wilt verwerken, als je interactieve dashboards en rapporten wilt maken om betere beslissingen te nemen en als je rapportageprocessen wilt automatiseren. De kosten zijn aanmerkelijk lager dan vaak wordt gedacht en de snelheid en gebruiksvriendelijkheid hebben al veel bedrijven over de streep getrokken.

Ben je benieuwd of de overstap naar Power BI voor jou de moeite waard is? Download onze whitepaper Power BI voor het mkb: dé tool voor data-analyse en het verbeteren van bedrijfsprocessen.

Bekijk ook andere berichten

10 september 2020

Maak Microsoft 365 drie keer zo veilig

Online werken is makkelijk en efficiënt, mits je aan beveiliging denkt. Met een paar eenvoudige maatregelen maak je het hackers moeilijker én zorg je dat je bij eventuele problemen weer snel aan de slag kunt.

16 augustus 2022

Wat kost jouw PC of laptop aan energie?

De energieprijzen zijn scherp gestegen in de afgelopen periode waardoor we in een energiecrisis zijn beland naast de klimaatcrisis die we al een tijdje hebben. We moeten dus zuinig zijn met onze energie, niet alleen ...

4 november 2021

Nooit meer een wachtwoord onthouden!

Tegenwoordig dien je veel gebruikersnamen en wachtwoorden te onthouden. Inloggen op portalen van je leveranciers, verzekeraars van je (werknemers)verzekeringen en social media (Facebook, Twitter, LinkedIn)